Warum wir das vorab zeigen

Wir bieten die Analyse kostenlos und unverbindlich an. Das führt bei manchen zu der naheliegenden Frage, was dabei herauskommen soll und ob am Ende ein Angebot steht, das man ohnehin nicht wollte.

Deshalb hier vorab: fünf Befunde, die in gewachsenen Umgebungen typisch sind. Wenn Sie sie bei sich wiedererkennen, wissen Sie schon vor dem Termin, worüber wir sprechen werden.

1. Geräte, die jeden Tag Zeit kosten

Ein Arbeitsplatzrechner braucht fünf Minuten zum Starten. Der Mitarbeiter holt in der Zeit Kaffee. Das klingt harmlos. Bei zwanzig Arbeitsplätzen und 220 Arbeitstagen sind es hunderte Arbeitsstunden im Jahr, verteilt in Portionen, die niemandem auffallen.

Dazu kommen Programme, die abstürzen, und Laptops, die hängen. Das wird nicht gemeldet, weil es kein Ausfall ist. Es wird zur Gewohnheit.

Was wir prüfen: Startzeiten, Datenträgerart, Arbeitsspeicher, Alter der Geräte, Auslastung. Was davon ist Bedienung, was ist Hardware, was ist eine Einstellung.

Was meist hilft: schnelle Datenträger und ausreichend Arbeitsspeicher beim nächsten Kauf, Geräte täglich abschalten statt durchlaufen lassen, und Überwachung, damit man nicht erst reagiert, wenn es zu spät ist.

2. Eine Datenablage, in der niemand etwas findet

„Ich habe dir die Datei geschickt." Und wenn der Kollege krank ist, findet sie niemand. Ein Mitarbeiter legt alles auf dem Desktop ab, dann wird das Gerät neu aufgesetzt. Dateinamen wie Rechnung_final_2_neu_ABERWIRKLICHFINAL.pdf.

Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine fehlende Struktur, und Suchzeit ist die teuerste Zeit im Betrieb, weil sie in jeder Abteilung anfällt.

Was wir prüfen: Ablagestruktur, Berechtigungen, wo Daten tatsächlich liegen, ob sie gesichert sind.

Was meist hilft: ein Datumspräfix nach dem Muster Jahr-Monat-Tag, Beispiel 2026-09-07_Angebot-Mustermann, damit alles von selbst in der richtigen Reihenfolge steht. Eine nummerierte Ordnerstruktur. Und klare Rollen: wer darf sehen, wer darf ändern, wer verwaltet.

3. Abonnements, die niemand nutzt

Laufende Abonnements zwischen 50 und 300 Euro monatlich, die niemand mehr nutzt, sind ein wiederkehrender Posten. Doppelte Lizenzen entstehen, weil jemand privat Office gekauft hat und die Firma Microsoft 365 zahlt. Testversionen, die unbemerkt weiterlaufen: Die vierzehntägige Testphase ist seit neun Monaten vorbei und wird seither berechnet. Handy- und Internetverträge für Geräte, die es nicht mehr gibt.

Das Geld fließt zuverlässig ab, weil kleine Beträge keine Prüfung auslösen.

Was wir prüfen: Lizenzbestand gegen tatsächliche Nutzung, laufende Abos gegen Notwendigkeit, was beim Ausscheiden von Mitarbeitern nicht gekündigt wurde.

Was meist hilft: einmal aufräumen, dann beim Offboarding sofort anpassen. Das senkt die Kosten oft schon im ersten Monat, und dieser Punkt allein trägt häufig die Analyse.

4. Handarbeit, die niemand mehr hinterfragt

Rechnungen werden geöffnet, Werte abgeschrieben, händisch übertragen. Dieselben drei Sätze werden fünfundzwanzig Mal pro Woche neu getippt. Jeder einzelne Vorgang ist zu klein, um sich darüber zu beschweren.

Was wir prüfen: welche Abläufe wiederkehrend und regelbasiert sind. Das sind die Kandidaten.

Was meist hilft: Belege digitalisieren und direkt an die Buchhaltung geben, auch per Telefon oder Tablet. Funktionspostfächer wie rechnung@, info@, bewerbung@ mit Zugriff für mehrere Personen, damit nichts an einer Person hängt. E-Mail- und Dokumentvorlagen: einmal Arbeit, danach jede Woche Zeitgewinn.

5. Eine Sicherung, die niemand geprüft hat

Der häufigste Satz dazu lautet: „Das läuft automatisch." Die Frage, die dann meistens offen bleibt: Wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet?

Eine Sicherung, die niemand geprüft hat, ist eine Annahme, keine Vorsorge. Und eine Sicherung, die auf demselben Gerät liegt wie die Daten, ist bei einem Verschlüsselungsangriff mit weg.

Was wir prüfen: was gesichert wird, wohin, wie oft, wie lange die Wiederherstellung dauern würde, und ob das zu Ihren Anforderungen passt.

Was meist hilft: klären, welche Ausfallzeit Sie sich leisten können, und danach die Sicherung auslegen, nicht umgekehrt.

Was die Analyse nicht ist

Kein Verkaufsgespräch mit Messgeräten. Wenn nichts zu tun ist, sagen wir das. Das kommt seltener vor als man denkt, aber es kommt vor.

Kein Eingriff. Wir sehen uns an, was da ist, und ändern nichts ohne Absprache. Eine Analyse, die im Vorbeigehen konfiguriert, ist keine Analyse.

Keine Note. Sie erhalten keine Punktzahl und keine Ampel, sondern eine Aufstellung: Was ist vorhanden, was bedeutet es im Betrieb, was würde die Behebung kosten. Wer bewertet, belehrt. Wir stellen fest.

Wie es abläuft

Die Analyse ist in jeder unserer Paketstufen als kostenfreie Leistung enthalten und steht als Einstieg auch ohne Vertrag zur Verfügung.

Erstgespräch. Was läuft, was stört, was ist geplant. Meist eine halbe Stunde.
Aufnahme. Wir sehen uns Geräte, Netz, Server, Sicherung, Lizenzen und Zugriffe an.
Dokumentation. Sie erhalten eine Aufstellung, und die behalten Sie, unabhängig
Gespräch über Prioritäten. Was ist dringend, was kann warten, was ist Geschmackssache.

Häufige Fragen

Was kostet das wirklich? Nichts, und ohne Verpflichtung. Was Sie investieren, ist Zeit: im Erstgespräch etwa eine halbe Stunde, bei der Aufnahme je nach Größe einen halben bis einen Tag, verteilt.

Warum machen Sie das kostenlos? Weil wir ohne Bestandsaufnahme kein belastbares Angebot machen können. Ein Angebot ohne Analyse ist geraten, und geratene Angebote werden im Betrieb teuer, für beide Seiten.

Bekommen wir die Dokumentation, auch wenn wir nicht zusammenarbeiten? Ja. Sie ist Ihre.

Müssen wir dafür Zugänge herausgeben? Für die Aufnahme genügt in der Regel Einsicht, keine dauerhafte Berechtigung. Wo wir Zugriff brauchen, sagen wir vorher, wofür und wie lange.

Der Einstieg

Ein Anruf oder eine kurze Nachricht genügt. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, ob eine Analyse in Ihrem Fall überhaupt etwas bringt.