Datenschutz­erklärung

Diese Datenschutzhinweise erläutern, wie wir personenbezogene Daten beim Besuch unserer Website und bei Ihrer Kontaktaufnahme verarbeiten.

1. Verantwortlicher

2. Hosting und Betriebsprotokolle

Die Website und ihre Datenbank werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in Falkenstein in Deutschland bereitgestellt. Beim Abruf werden die für die Verbindung erforderlichen technischen Angaben verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Datei und Zeitpunkt des Abrufs. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung, Absicherung und Fehleranalyse der Website; Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Die Verbindung zur Website wird verschlüsselt übertragen. Eine fortlaufende Protokollierung aller Seitenabrufe ist am Webserver nicht aktiviert. Technische Fehler können in Betriebsprotokollen erscheinen. Die Protokolle der Website und ihrer Datenbank werden nach Speicherumfang begrenzt. Für das Systemjournal sind 14 Tage Aufbewahrung mit täglicher Bereinigung eingestellt; das Diagnoseprotokoll der Verwaltungsoberfläche wird auf 14 Tagesdateien begrenzt. System- und Sicherheitsprotokolle in gesonderten Protokolldateien werden wöchentlich mit vier Archiven rotiert. Protokolle geplanter Verwaltungsaufgaben werden auf sieben, Fehlerprotokolle dieser Aufgaben auf 14 und Auditprotokolle der Verwaltung auf 90 Tagesdateien begrenzt. Die Ausführungshistorie geplanter Aufgaben wird täglich für Einträge älter als 60 Tage bereinigt. Die Rotation erfolgt dateibezogen; bei einer Betriebsunterbrechung wird die Bereinigung nach Wiederanlauf fortgesetzt.

Zur Erkennung von Betriebsstörungen sendet unser Server regelmäßig ein technisches Lebenszeichen an Healthchecks.io, einen Dienst der SIA Monkey See Monkey Do, Matīsa iela 61A–20, Riga, LV-1009, Lettland. Übermittelt werden der Prüfungsaufruf und die dabei anfallenden Verbindungsdaten des Servers. Inhalte von Kontaktanfragen werden dabei nicht übertragen. Der Dienst benachrichtigt bei ausbleibenden Lebenszeichen die intern zuständigen Mitarbeitenden. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

3. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um Ihr Anliegen zu beantworten. Bei vertragsbezogenen Anfragen erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei anderen Anfragen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung Ihrer Nachricht nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Wir bewahren die Angaben auf, solange sie zur Bearbeitung einschließlich möglicher Rückfragen erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für gesetzlich erforderliche Aufbewahrung gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

4. Kontaktformular

Beim Absenden werden Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse sowie freiwillig angegebene Telefonnummer und Nachricht an den Server übertragen und in der Website-Datenbank gespeichert. Ihre Bestätigung der Datenschutzhinweise wird mit Zeitpunkt und Fassung festgehalten. Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage, wie in Abschnitt 3 beschrieben.

Der eingerichtete Versand übermittelt die Anfrage vom Server über Microsoft 365 an unser Vertriebspostfach vertrieb@virmas.de. Die Nachricht enthält die Formularangaben sowie Zeitpunkt und Fassung Ihrer Bestätigung. Sie wird zur Bearbeitung durch die zuständigen Mitarbeitenden im Postfach gespeichert; eine Kopie verbleibt im Ordner der gesendeten Nachrichten. Microsoft verarbeitet dabei Daten als Anbieter des E-Mail-Dienstes.

Bei Microsoft können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere durch Zugriffe für Betrieb, Sicherheit und Support. Microsoft beschreibt hierfür Schutzmaßnahmen und die Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln in seiner Datenschutzvereinbarung für Produkte und Dienste. Diese enthält die vorgesehenen Garantien für internationale Übermittlungen. Weitere Informationen finden Sie in den Hinweisen zu Datenübertragungen bei Microsoft.

Die Kopie einer Anfrage in der Website-Datenbank wird automatisch gelöscht, sobald seit der ausdrücklich bestätigten Erledigung mehr als 90 Tage vergangen sind. Voraussetzung sind ein erfolgreicher Versand sowie die bestätigte Bearbeitung und separate Ablage der erforderlichen Geschäftskorrespondenz. Offene Anfragen und Anfragen mit ungeklärtem oder fehlgeschlagenem Versand werden nicht durch diesen Löschlauf entfernt. Wird eine Anfrage wieder geöffnet, entfällt ihre bisherige Löschfrist. Die Aufbewahrung der Korrespondenz im Vertriebspostfach richtet sich gesondert nach Abschnitt 3. Lokale Datenbanksicherungen sind täglich vorgesehen und auf höchstens sieben Sicherungen beziehungsweise sieben Tage begrenzt. Zusätzlich werden täglich verschlüsselte Sicherungen auf einem separaten Speichersystem von Hetzner in Deutschland erstellt und in einem rollierenden Zeitraum von sieben Tagen aufbewahrt. Daneben bestehen tägliche Serversicherungen bei Hetzner mit rollierend sieben Sicherungsständen. Bereits gelöschte Daten können bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherungsrotation noch in Sicherungen enthalten sein. Bei einer Wiederherstellung werden bereits erfolgte Erledigungen und Löschungen vor dem erneuten Versand- und Bereinigungslauf abgeglichen.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen werden zeitlich begrenzte Zähler und ein nicht direkt lesbarer Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse gespeichert. Der Formularcode speichert dafür keine IP-Adresse. Die Zähler werden nach Ablauf durch den Hintergrundprozess gelöscht. Bei einer gestörten Übertragung können Sie Ihre Angaben über „Anfrage als E-Mail öffnen“ an Ihr E-Mail-Programm übergeben; dort gelten die Datenschutzhinweise Ihres E-Mail-Anbieters.

5. Cookies, Reichweitenmessung und lokale Medien

Die Website setzt durch ihren eigenen Code keine Cookies und verwendet weder Google Analytics noch Google Ads oder vergleichbare Analyse- und Werbedienste. Schriften, Bilder, die 3D-Darstellung und das Hintergrundvideo der Startanimation werden zusammen mit den Website-Dateien bereitgestellt.

6. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen; die vorherige Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wenden Sie sich hierzu an die oben genannten Kontaktdaten.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

7. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder eines vermuteten Verstoßes. Für Brandenburg ist dies die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht. Die aktuellen Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der Website der Aufsichtsbehörde.

8. Stand dieser Hinweise

Stand: 9. September 2026. Bei Änderungen der Bereitstellung, der Kontaktfunktion oder eingebundener Dienste passen wir diese Hinweise entsprechend an.