Wo die kleinen Beträge durchrutschen

Große Ausgaben werden geprüft. Ein Server über zehntausend Euro geht durch drei Hände, bevor er bestellt wird.

Was durchrutscht, sind die kleinen Beträge. Neunzehn Euro im Monat lösen keine Prüfung aus und laufen deshalb jahrelang weiter, auch wenn niemand sie mehr braucht.

Fünf Fälle, die dabei regelmäßig auftreten.

1. Doppelte Lizenzen

Ein Mitarbeiter hat sich vor Jahren privat Office gekauft und nutzt es weiter. Das Unternehmen bezahlt parallel eine Microsoft-365-Lizenz für dieselbe Person. Beide Posten sind einzeln plausibel, zusammen doppelt.

Dasselbe Muster bei Branchensoftware: Lizenzen für eine Nutzerzahl, die vor drei Jahren gestimmt hat.

Wie Sie es finden: Lizenzbestand gegen die tatsächliche Nutzerliste stellen. Nicht gegen den Personalstand, also gegen die Liste derjenigen, die die Software wirklich öffnen.

2. Testversionen, die nie endeten

Die vierzehntägige Testphase ist seit neun Monaten vorbei. Die Rechnung kommt jeden Monat, die Software öffnet niemand mehr.

Das passiert, weil eine Testversion bei der Anmeldung eine Zahlungsangabe verlangt und danach stillschweigend in ein Abonnement übergeht. Wer den Termin nicht notiert hat, merkt es nur an der Abrechnung, und die prüft niemand Posten für Posten.

Wie Sie es finden: Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen der letzten zwölf Monate nach wiederkehrenden Kleinbeträgen durchsehen. Jeder Posten, den niemand zuordnen kann, ist ein Kandidat.

3. Verträge für Geräte, die es nicht mehr gibt

Ein Mobilfunkvertrag für ein Diensthandy, das seit zwei Jahren in einer Schublade liegt. Ein Internetanschluss für eine Baustelle, die abgeschlossen ist. Eine Datenverbindung für ein Kassensystem, das ersetzt wurde.

Wie Sie es finden: Liste der laufenden Verträge gegen die Geräteliste. Wenn es keine Geräteliste gibt, ist das der eigentliche Befund.

4. Zugänge von Ausgeschiedenen

Jemand verlässt das Unternehmen. Das Postfach wird gesperrt, die Lizenz bleibt. Der Zugang zum Buchhaltungsportal bleibt auch und ist gleichzeitig ein Sicherheitsproblem.

Das ist der Fall mit den doppelten Kosten: Sie bezahlen für einen Zugang, den Sie nicht haben wollen.

Wie Sie es finden: Für jeden Austritt der letzten zwei Jahre prüfen, welche Lizenzen und Zugänge angepasst wurden. Falls das nicht dokumentiert ist, ist auch das ein Befund.

5. Werkzeuge, die etwas leisten, was Sie schon haben

Ein zusätzlicher Dienst für Dateiablage, obwohl SharePoint und OneDrive lizenziert sind. Ein Terminwerkzeug neben Microsoft Bookings. Ein Videodienst neben Teams.

Solche Posten entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil jemand eine Aufgabe lösen musste und das naheliegende Werkzeug nicht kannte. Sie halten sich, weil sie funktionieren.

Wie Sie es finden: Für jeden Dienst fragen, welche Funktion er erfüllt und ob eine bereits bezahlte Plattform sie auch erfüllt.

Die Größenordnung

Der Fachvortrag „Schutz vor Kostenfallen" vom 24.11.2025 nennt für solche Fälle eine Größenordnung von 50 bis 300 Euro im Monat. Bei 300 Euro sind das 3.600 Euro im Jahr, für die niemand eine Leistung erhält.

Das ist keine große Zahl gegen eine Serverinvestition. Es ist eine Zahl, die jeden Monat abfließt, ohne dass eine Entscheidung dahintersteht.

Wie Sie den Bestand prüfen

Ein Nachmittag genügt für die erste Runde:

Der letzte Punkt ist der wichtigste, weil er verhindert, dass die Liste wieder wächst. Ein Ausscheideablauf, der Lizenzen und Zugänge mitregelt, ersetzt jede jährliche Aufräumung.

Kontoauszüge und Kartenabrechnungen der letzten zwölf Monate durchsehen, alle
Jedem Posten einen Zweck und einen Verantwortlichen zuordnen. Was übrig bleibt, ist
Nutzerlisten prüfen: wer nutzt es wirklich
Kündigungsfristen notieren. Manche Verträge lassen sich nur zum Jahresende beenden;
Beim nächsten Austritt sofort anpassen statt am Jahresende aufzuräumen

Was das mit IT-Betreuung zu tun hat

Wir prüfen den Lizenzbestand als Teil der Infrastrukturanalyse, nicht als Zusatzleistung, sondern weil er zur Bestandsaufnahme gehört.

Und wir legen Lösungen so aus, dass sie mit dem auskommen, was vorhanden und lizenziert ist. Der Verzicht auf unnötige Drittanbieterabonnements ist eines unserer Arbeitsprinzipien und kein Werbeversprechen.

Häufige Fragen

Lohnt sich der Aufwand bei 19 Euro im Monat? Für einen einzelnen Posten nicht. Für die Liste schon, und die Liste ist meist länger als erwartet.

Können Sie das für uns machen? Wir prüfen den Bestand im Rahmen der Analyse und benennen, was auffällt. Die Kündigung selbst nehmen wir Ihnen nicht ab; sie ist eine kaufmännische Entscheidung mit Fristen, und die gehört in Ihre Hand.

Was ist mit Software, die wir nur selten brauchen? Prüfen, ob es eine Nutzung nach Bedarf gibt statt eines Dauerabos. Bei vielen Diensten ist das möglich und wird nicht beworben.

Der Einstieg

Wir prüfen im Rahmen der Infrastrukturanalyse auch den Lizenz- und Vertragsbestand. Sie ist kostenlos und unverbindlich.

Das ist der Punkt, der sich am schnellsten rechnet, häufig schon im ersten Monat.