Rechnungen automatisch in die Buchhaltung: ein Bericht aus dem eigenen Haus

Wie es vorher lief

Eingangsrechnungen kommen per Mail. Jemand öffnet die Mail, lädt das PDF herunter, legt es ab, lädt es in die Buchhaltung hoch, sucht die richtige Kategorie, prüft die Steuer, hakt ab. Bei dreißig Belegen im Monat sind das ein paar Stunden. Bei hundert wird es ein Nachmittag pro Woche.

Wir haben das bei uns selbst automatisiert, bevor wir darüber gesprochen haben. Dieser Bericht beschreibt, was dabei entstanden ist, und vor allem die Stellen, an denen es nicht so einfach war, wie es sich anhört.

Was der Ablauf tut

Ein Skript läuft täglich mittags. Es durchsucht das Postfach nach Rechnungen, lädt die PDF-Anhänge, nimmt zusätzlich eingescannte Belege aus einem Ordner auf, lädt alles in die Buchhaltung und ordnet jedem Beleg anhand des Lieferantennamens eine Kategorie samt Steuerberechnung zu. Am Ende steht ein Protokoll darüber, was passiert ist.

Sieben Stufen, jede einzeln überspringbar. Das klingt nach mehr Aufwand als nötig, bis zu dem Tag, an dem eine Stufe klemmt und man die übrigen trotzdem laufen lassen will.

Die vier Stellen, an denen es interessant wurde

Ein Automatisierungsbericht, der nur den Ablauf beschreibt, ist Werbung. Die Substanz steckt in den Problemen.

Dieselbe Rechnung, zweimal. Lieferanten schicken Rechnungen gern doppelt: als Mail und noch einmal als Erinnerung. Beide PDFs sind identisch, tragen aber unterschiedliche Dateinamen. Wir bilden deshalb von jeder Datei eine Prüfsumme und vergleichen die, nicht den Namen. Was einmal verarbeitet wurde, wird nicht zweimal gebucht.

Die Schnittstelle konnte nicht, was sie sollte. Die Microsoft-Graph-Schnittstelle erlaubt es nicht, gleichzeitig nach Text zu suchen und nach Datum zu filtern. Wer beides braucht, bekommt eine Fehlermeldung. Wir suchen deshalb nach Text und filtern das Datum lokal. Unelegant, aber es funktioniert. Solche Einschränkungen stehen selten in der Dokumentation; man findet sie beim Bauen.

Zwei Läufe, ein Beleg. Wenn ein Lauf noch arbeitet und der nächste beginnt, könnten beide denselben Beleg ändern. Die Buchhaltungsschnittstelle führt zu jedem Beleg eine Versionsnummer; wer mit einer veralteten Version schreibt, wird abgewiesen. Das nutzen wir statt einer eigenen Sperre. Der zweite Lauf merkt, dass er zu spät ist, und lässt es.

Die Steuer stand nicht drin. Die Buchhaltung will den Steuerbetrag, die Rechnung nennt den Bruttobetrag. Also rechnen wir zurück. Das ist eine Zeile Code und die häufigste Fehlerquelle beim Übertragen von Hand.

Was es gebracht hat

Der Aufwand für Belegerfassung und Kategorisierung entfällt nahezu vollständig. Was bleibt, ist die Prüfung: Jemand sieht sich an, was das Skript zugeordnet hat, und korrigiert die Fälle, in denen der Lieferantenname nicht eindeutig war.

Das ist der eigentliche Punkt. Die Automatisierung ersetzt nicht die Entscheidung, sie ersetzt das Abschreiben.

Was übertragbar ist und was nicht

Übertragbar ist der Ablauf. Postfach durchsuchen, Anhänge holen, in ein System laden, zuordnen, protokollieren. Das gilt für Eingangsrechnungen genauso wie für Lieferscheine, Verträge oder Bewerbungsunterlagen.

Nicht übertragbar ist die Abkürzung. Jede Umgebung hat andere Lieferanten, andere Kategorien, ein anderes Buchhaltungssystem. Wer eine solche Automatisierung als Standardprodukt kauft, kauft die Hälfte: Der Ablauf ist Standard, die Zuordnungsregeln sind es nie.

Und ein Satz zur Ehrlichkeit: Am Anfang ist es mehr Arbeit. Die Zuordnungsregeln aufzubauen, Ausnahmen zu finden, den Ablauf so abzusichern, dass ein Fehler nichts kaputt macht. Das kostet ein paar Tage. Der Nutzen kommt danach, jeden Monat.

Häufige Fragen

Braucht das künstliche Intelligenz? Für diesen Ablauf nicht. Es ist ein Skript mit klaren Regeln. Wir nennen es Automatisierung, weil es das ist. Sprachmodelle setzen wir dort ein, wo aus unstrukturiertem Text etwas Strukturiertes werden muss, zum Beispiel bei Besprechungsprotokollen. Bei Rechnungen ist das nicht nötig, und was nicht nötig ist, baut man nicht ein.

Was passiert, wenn das Skript einen Fehler macht? Es lädt Belege hoch und schlägt eine Kategorie vor. Es bucht nicht ab, es zahlt nichts, es löscht nichts. Ein falsch zugeordneter Beleg wird bei der Prüfung korrigiert. Diese Abgrenzung ist Absicht: Automatisierung übernimmt die Arbeit, nicht die Verantwortung.

Wie lange läuft das schon? Produktiv, mit täglichem Lauf und protokollierten Durchläufen.

Lohnt sich das für uns? Die Frage lässt sich rechnen. Wie viele Belege im Monat, wie lange dauert einer von Hand, was kostet die Stunde. Ab etwa einem halben Arbeitstag im Monat wird es interessant. Darunter ist der Aufbau teurer als der Nutzen. Das sagen wir auch, wenn es so ist.

Wenn Sie so etwas erwägen

Wir schauen uns an, wie Belege bei Ihnen heute ankommen und was daran wiederkehrend ist. Daraus ergibt sich, ob eine Automatisierung sich lohnt, und wenn nicht, sagen wir das.

Unsere Infrastrukturanalyse ist kostenlos und unverbindlich.

VIRMAS Systemtechnik GmbH ist ein IT-Systemhaus für Geschäftskunden in Neuenhagen bei Berlin und betreut Unternehmen in Berlin und Brandenburg.