Ansprechpartner erreichbar halten
Halten Sie fest, wer eine Störung entgegennimmt, wer Entscheidungen trifft und wer die technische Bearbeitung übernimmt. Benennen Sie Vertretungen und einen alternativen Kontaktweg für den Fall, dass E-Mail oder Telefonie ausfallen. Bewahren Sie die Kontaktliste auch außerhalb der betroffenen Systeme auf.
Die Auswirkungen beschreiben
Notieren Sie, seit wann die Störung besteht, welche Arbeitsplätze betroffen sind und welche Aufgaben nicht mehr möglich sind. Eine genaue Fehlermeldung und der Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Nutzung helfen bei der Einordnung. Stimmen Sie weitere Eingriffe mit den zuständigen Fachleuten ab und dokumentieren Sie bereits vorgenommene Änderungen.
Kommunikation und Ersatzabläufe klären
Bestimmen Sie eine Person, die Informationen bündelt und betroffene Teams über den Stand informiert. Vereinbaren Sie, wann die nächste Rückmeldung erfolgt, auch wenn die Ursache noch offen ist. Für wichtige Tätigkeiten sollten geeignete Ersatzabläufe beschrieben sein, einschließlich der späteren Übernahme zwischenzeitlich erfasster Daten.
Den Ablauf gemeinsam üben
Spielen Sie einen beispielhaften Ausfall anhand Ihrer Unterlagen durch. Sind die Ansprechpartner erreichbar und können Entscheidungen auch bei Abwesenheit getroffen werden? Halten Sie Lücken fest und vergeben Sie Verantwortliche für die Überarbeitung. Eine kurze Nachbesprechung nach echten Störungen liefert weitere Hinweise für den nächsten Fall.