Vom Arbeitsablauf ausgehen
Beginnen Sie mit einem alltäglichen Vorgang, etwa der Auftragsbearbeitung. Welche Anwendung wird geöffnet, wo liegen die Daten und welche Personen benötigen Zugriff? Erfassen Sie dazu die beteiligten Server, Netzwerkverbindungen und externen Dienste. So entsteht eine Übersicht, die technische Systeme mit ihrer Aufgabe im Unternehmen verbindet.
Zusammenhänge festhalten
Dokumentieren Sie, welche Dienste aufeinander angewiesen sind. Eine Anwendung kann beispielsweise eine Datenbank, eine zentrale Anmeldung und einen Dateispeicher benötigen. Halten Sie auch fest, auf welchen physischen Systemen virtuelle Maschinen laufen. Mehrere virtuelle Server auf demselben Host teilen sich dessen Ausfallrisiko.
Änderungen gemeinsam vorbereiten
Gehen Sie vor einer Wartung die betroffenen Verbindungen durch. Wer muss informiert werden, welche Arbeitsabläufe sind betroffen und wer prüft anschließend das Ergebnis? Vereinbaren Sie ein Wartungsfenster und einen Rückweg für den Fall, dass die Änderung nicht wie vorgesehen funktioniert. Notieren Sie die dafür benötigten Schritte vor dem Eingriff.
Die Übersicht aktuell halten
Benennen Sie eine zuständige Person und aktualisieren Sie die Dokumentation nach Änderungen. Eine übersichtliche Darstellung mit Systemnamen, Aufgaben und Ansprechpartnern ist im Alltag hilfreicher als eine umfangreiche, veraltete Sammlung. Prüfen Sie bei einer Übergabe, ob eine Vertretung die Zusammenhänge anhand der Unterlagen erklären kann.